Koronakevät (-kesä ja -syksy) on saanut monet organisaatiot miettimään, voidaanko rekrytointeja viedä kunnolla loppuun, koska perehdytystä ei voida hoitaa kuten ennen. Ei huolta! Rekrytoinnit ja perehdyttäminen onnistuu hyvin myös etänä. Ohessa muutama vinkki, millä lähteä rakentamaan organisaatiolle etäperehdytystä.
1. Aloita helpoimmista
Tsekkaa teidän nykyinen perehdytysprosessi ja listaa asiat, jotka jo nyt teette etänä tai työntekijä itsenäisesti. Listaa ne asiat, jotka olisivat nopeasti siirrettävissä etänä tehtäviksi. Voiko näistä jo rakentaa hyvän ja toimivan perehdytyksen? Mitä tärkeitä asioita jää tekemättä? Olisiko näihin tarjolla etäratkaisuja? Jos ei, voiko ne siirtää aikaan, jolloin ihmiset voivat jälleen kohdata toisensa fyysisesti?
2. Työvälineet
Miten toimittaa tarvittavat työvälineet uudelle työntekijälle: voisiko aloituspaketin noutaa toimistolta? Onko paikalla joku joka voisi luovuttaa välineet, mutta silti pitää tarvittavan turvavälin? Kaikissa organisaatioissa tälläkään hetkellä ei kaikki voi tehdä töitään etänä – onko teidän organisaatiossanne tällainen henkilö, joka on joka tapauksessa toimistolla ja voisi luovuttaa työvälineet? Samoin tarvittavat ohjelmistot voidaan varmasti asentaa niin, että uudella työntekijällä on käyttövalmis kone odottamassa.
Vai voisiko välineet toimittaa uuden työntekijän kotiovelle? Lähetys varmasti onnistuisi suoraan laitetoimittajalta kotiovelle. Useissa, erityisesti IT-yrityksissä, työntekijät itse usein asentavat laitteeseen tarvittavat ohjelmistot. Pilvipalveluita käyttävissä organisaatioissa puolestaan mitään ei varsinaisesti tarvitse asentaa, jolloin uusi työntekijä pääsee käsiksi asioihin myös ilman erillistä käyntiä toimistolla.
Jos tietokoneen nouto tai toimittaminen ei onnistu, voisiko työntekijä aloittaa työt omalla koneella tai mobiililaitteella työskennellen? Pilvipalveluihin pääsee käsiksi miltä koneelta tahansa ja nykyään ihmiset muutenkin käyttävät mobiililaitteita kaikkeen mahdolliseen.
Psst..! Ehkä tähän aloituspakettiin voi laittaa uudelle työntekijälle jotain hauskaakin mukaan, jotain mistä tulee erityisen hyvä mieli. Ajan mukaisesti kankainen kasvomaski yrityksen logolla ei varmasti olisi hassumpi idea sekään!
3. Rakenna to do -lista uudelle työntekijälle
Laitteiden toimituksen jälkeen ja jopa ennen sitä työsuhteen alussa on paljon asioita, joita uusi työntekijä voi tehdä itsenäisesti omasta kotitoimistosta käsin. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi:
💡 sähköpostiallekirjoituksen rakentaminen
💡 verokortin toimittaminen
💡 henkilötietojen päivittäminen
💡 järjestelmiin tutustuminen
💡 Intranetin tai vastaavan läpikäyminen
Itse olen rakentanut uusille työntekijöille listan asioista, joita tehdä ensimmäisenä työpäivänä. Tämä lista piti sisällään juuri yllämainittuja sekä organisaatiosidonnaisia asioita, joita työntekijän on tärkeää pystyä tekemään heti työsuhteen aluksi. Lista keräsi todella paljon kiitosta ja hyvää palautetta uusilta työntekijöiltä.
Mieti, mitkä asiat teillä pitää tehdä mahdollisimman pian työsuhteen aloittamisen jälkeen ja tee niistä kätevä lista. Jos mahdollista, sisällytä listaan paljon linkkejä intraan tai vastaavaan, jossa uusi työntekijä pääsee myös selailemaan vapaasti itseään kiinnostavia asioita.
4. Virtuaalitapaamiset
Esihenkilön ja tiimin tapaaminen on tärkeää työsuhteen alussa. Se onnistuu myös etätyökalujen avulla. Sosiaalinen media on ollut viime kuukaudet pullollaan kuvia, joissa tiimit ovat järjestäneet viikottaiset aamiaiset tai afterworkit verkon välityksellä. Näin onnistuu myös uuden työntekijän kohtaaminen.
Varatkaa uuden työntekijöiden kalenteriin ensimmäisille päiville videotapaamisia mahdollisimman monen avainhenkilön kanssa (mutta ei kuitenkaan liian monen, mistä tulee helposti ähky!). Jos aloittavia henkilöitä on useampi, voi tapaamiset järjestää ryhmänä. Näin uudet työntekijät tutustuvat myös toisiinsa ja saavat toisistaan hyviä vertaistukijoita. Kaikkihan me muistamme, että olimme kuinka kokeneita konkareita tahansa, uudessa työssä aloittaminen jännittää aina.
Videon välityksellä voi pitää myös perehdyttämiseen liittyviä infotilaisuuksia. Jos teillä on tapana järjestää uusille työntekijöille suurempia perehdytyskoulutuksia, voidaan ne hyvin siirtää verkkoon. Näissä kannattaa aina muistaa myös osallistujan viihtyvyys, liikaa tiukkaa asiaa voi helposti puuduttaa kuulijan.
5. Ole saavutettavissa
Koska kukaan ei voi etänä perehdyttäessä fyysisesti olla nykimässä hihasta, on tärkeää olla muuten helposti saavutettavissa. Erityisesti esihenkilöiden, hr:n ja lähikollegoiden on tärkeää olla helposti lähestyttäviä myös etänä. Kysele heti aamutuimaan mitä kuuluu, päivän aikana useammin kuinka sujuu ja muistuta, että uusi työntekijä on rohkeasti sinuun yhteydessä jos mikään mietityttää. Näin eliminoidaan mahdollisuus siitä, että uusi työntekijä kokisi itsensä ulkopuoliseksi.
6. Panosta niihin asioihin joihin voit!
Älä jää surkuttelemaan asioita, jotka jäävät perehdytyksestä uupumaan ilman fyysistä tapaamista, vaan tee etäperehdytyksestä niin upea kuin vain voit! Panosta mahtaviin virtuaalitapaamisiin. Tee selkeät, toimivat ohjeet. Tee videoita perehdytyksiin mahdollisimman paljon. Pelillistä perehdytys, jos mahdollista. Mahdollisuudet ovat rajattomat. Rakenna rohkeasti juuri teidän näköinen etäperehdytys! Muista: Ensimmäinen työpäivä muistetaan aina!
Haluatko kuulla lisää perehdytyksestä, etäperehdytyksestä ja sen mahdollisuuksista? Järjestämme yrityksille räätälöityjä koulutuksia nimenomaan tästä aiheesta. Ota yhteyttä koulutusvastaavaamme Jesse Heliniin!
